Data Protection Officer (DPO):mero obbligo giuridico o vantaggio competitivo per l'organizzazione aziendale?

di Antonio De Martino

ll Regolamento Europeo sulla protezione dei dati personali 2016/679 (sin da ora GDPR) ha introdotto importanti innovazioni nel panorama della privacy, tra cui la figura del Data Protection Officer (DPO).

Questo articolo si propone di esaminare l'importanza del DPO e di chiarire quando la sua nomina è obbligatoria.

Secondo il Regolamento in parola, la nomina di un DPO è obbligatoria in tre specifiche situazioni:

1. Quando il trattamento dei dati è effettuato da un'autorità pubblica o da un organismo pubblico, ad eccezione delle autorità giurisdizionali durante l'esercizio delle loro funzioni giurisdizionali.

2. Quando le attività principali del titolare del trattamento o del responsabile del trattamento consistono in trattamenti che richiedono il monitoraggio regolare e sistematico degli interessati su larga scala.

3. Quando le attività principali del titolare del trattamento o del responsabile del trattamento consistono nel trattamento, su larga scala, di categorie particolari di dati personali o di dati relativi a condanne penali e reati, di cui agli artt. 9 e 10 del GDPR.

A questo punto, legittimo appare chiedersi cosa si intenda per "larga scala" e per "monitoraggio regolare e sistematico".

Ebbene, Il concetto di "larga scala" nel contesto del Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (GDPR) non è definito in modo specifico nel testo normativo, lasciando una certa flessibilità all'interprete.

Tuttavia, si possono considerare diversi fattori per determinare se un'attività di trattamento dei dati avvenga o meno su "larga scala".

Tra questi possiamo includere:

1. Volume di dati: La quantità di dati trattati è uno dei principali indicatori. Attività che coinvolgono grandi volumi di dati, ad esempio milioni di record personali, potrebbero essere considerate su "larga scala".

2. Numero di interessati: Se un'attività coinvolge un gran numero di individui, come migliaia o milioni di utenti, potrebbe essere considerata su "larga scala".

3. Ampiezza geografica: Se il trattamento dei dati avviene su una vasta area geografica, ad esempio in più Stati membri dell'Unione Europea o in diversi paesi, potrebbe essere considerato su "larga scala".

4. Durata e continuità: Attività di trattamento dati che sono prolungate nel tempo e costanti nel loro svolgimento potrebbero essere considerate su "larga scala".

5. Impatto sui diritti e le libertà degli interessati: Se l'attività di trattamento ha un impatto significativo sui diritti e le libertà degli individui, potrebbe essere considerata su "larga scala".

6. Natura dei dati trattati: La sensibilità e la natura dei dati trattati possono essere anche un fattore rilevante. Ad esempio, il trattamento di dati sensibili o particolari categorie di dati potrebbe essere considerato su "larga scala".
   

Appare chiara, dunque, l'importanza di definire il contesto specifico in cui opera una data organizzazione, nonché dell'attività di trattamento dei dati da quest'ultima posta in essere.

Ciò significa che ci potrebbero essere situazioni in cui un'attività potrebbe non essere considerata su "larga scala" in un contesto, ma potrebbe esserlo in un altro.

In ultima analisi, la valutazione del concetto di "larga scala" dipende da una valutazione caso per caso, tenendo conto di tutti i fattori che si innestano sulla casistica peculiare.

Relativamente al secondo concetto, deve dirsi che il "monitoraggio regolare e sistematico degli interessati su larga scala" si riferisce a un trattamento dei dati che coinvolge la sorveglianza, l'osservazione, il controllo o la profilazione degli individui, su base regolare e organizzata e che coinvolge un gran numero di persone o un'ampia portata geografica.

Per rendere ancora più agevole la comprensione di tali concetti, si riportano sinteticamente alcuni punti chiave:

1. Monitoraggio regolare e sistematico: si riferisce all'attività costante e pianificata di osservare o sorvegliare gli individui nel tempo. Questo può includere il monitoraggio delle attività online, la tracciatura dei movimenti degli utenti, il controllo delle prestazioni dei dipendenti, il monitoraggio della salute, e così via.

2. Interessati: gli "interessati" sono le persone fisiche cui si riferiscono i dati personali. Il monitoraggio degli interessati può riguardare qualsiasi tipo di individuo, come clienti, dipendenti, pazienti, utenti di servizi online, ecc.

3. Su larga scala: questo indica che il monitoraggio coinvolge un gran numero di individui o che ha un impatto significativo su un vasto gruppo di persone. La scala può essere determinata in base al numero di individui coinvolti, all'ampiezza geografica del monitoraggio, alla quantità di dati raccolti e trattati, e all'incidenza sui diritti e le libertà delle persone coinvolte.

In sostanza, quando un'organizzazione svolge attività che coinvolgono il monitoraggio regolare e sistematico di un gran numero di individui e che ha un impatto significativo sui loro diritti e libertà, è probabile che sia tenuta a nominare un Data Protection Officer (DPO), secondo quanto previsto dall'art. 37 GDPR.

Sulla scorta di tanto, deve dirsi che sebbene l'obbligo di nominare un Data Protection Officer (DPO) si applichi principalmente al settore pubblico e a determinati settori privati che operano su larga scala o trattano categorie particolari di dati personali, anche quando non è obbligatoria la nomina di un DPO è altamente raccomandata in molte altre situazioni, così come indicato dallo stesso Garante della protezione dei dati personali.

Ciò è dovuto al principio di accountability sotteso al GDPR e ai benefici derivanti dalla presenza di una figura specializzata nella gestione della privacy all'interno dell'organizzazione.

Il Data Protection Officer (DPO) svolge diverse funzioni cruciali, tra cui:

• Rappresenta un elemento fondamentale per garantire la conformità normativa e aumentare il margine competitivo delle imprese.

• Favorisce l'osservanza della normativa attraverso strumenti di accountability, come la conduzione di valutazioni di impatto e audit in materia di protezione dei dati.

• Serve da interfaccia tra l'organizzazione, gli interessati e le autorità di controllo, facilitando la comunicazione e la cooperazione.

• Contribuisce a migliorare la trasparenza e la fiducia nei confronti dell'organizzazione, mostrando un impegno concreto per la protezione dei dati personali.
  

La mancata nomina di un Data Protection Officer (DPO) può comportare sanzioni amministrative pesanti, come dimostrato da diversi provvedimenti emessi dalle Autorità Garanti in vari paesi europei.

Queste sanzioni possono arrivare fino a 10 milioni di euro o al 2% del fatturato mondiale totale annuo dell'azienda, se superiore.

Per evitare tali sanzioni e garantire una gestione efficace della privacy, è essenziale che le organizzazioni comprendano l'importanza della figura del Data Protection Officer (DPO) e agiscano di conseguenza.

Investire nella nomina di un Data Protection Officer (DPO) preparato e competente può essere un passo fondamentale per garantire la conformità normativa e proteggere la reputazione e l'affidabilità dell'azienda.